Витрати на службові відрядження працівників відображаються в складі витрат підприємства за наявності підтвердних документів (транспортних квитків, багажних квитанцій, готельних рахунків, страхових полісів тощо) на підставі норм Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 16 "Витрати", яке затверджено наказом Міністерства фінансів України від 31.12.1999р. № 318 залежно від категорії працівників, які направляються у відрядження, зокрема:
– витрати на оплату службових відряджень персоналу цехів, дільниць тощо у складі витрат на управління виробництвом включаються до загальновиробничих витрат підприємства;
– витрати на службові відрядження апарату управління підприємством та іншого загальногосподарського персоналу включаються до складу адміністративних витрат, спрямованих на обслуговування та управління підприємством;
– витрати на відрядження працівників, зайнятих збутом, входять до складу витрат на збут, які включають витрати, пов'язані з реалізацією товарів, виконанням робіт, наданням послуг.
Витрати на відрядження інших категорій працівників включаються до складу інших операційних витрат підприємства.
Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків, у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона. У разі використання електронного проїзного/перевізного документа на поїзд, підставою для відшкодування витрат на його придбання є роздрукований на паперовому носії посадочний документ. Відповідно до Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних документів на залізничному транспорті, затвердженого спільним наказом Мінінфраструктури та Міндоходів від 30.05.2013р. № 331/137, посадочний документ – це візуальна форма електронного проїзного документа або його частини на паперовому або електронному носії інформації (мобільний телефон, смартфон, планшет, компактний персональний комп'ютер, чип-карта тощо), що містить унікальний код та унікальний номер електронного проїзного документа, інформація з якого зчитується відповідним пристроєм або заноситься до відповідної відомості за встановленою формою.
Тобто, посадочний документ (візуальна форма електронного проїзного документа), який зберігається як сукупність електронних даних на мобільному телефоні, планшеті, чи персональному комп'ютері та роздруковується на паперовому носії, є розрахунковим документом, який слугує підставою для відшкодування витрат на його придбання.
За інформацією: Відділ комунікацій ГУ ДФС у Вінницькій області