У сучасному інформаційному суспільстві документообіг безперервно зростає. Традиційно прийнято вести документацію у паперовому вигляді, однак на сьогодні такий спосіб приймання й зберігання документів майже вичерпав себе. Натомість з’явилась чудова альтернатива – електронний документообіг, який вже став незамінним у роботі великих компаній.
Електронний документообіг – це сучасна організаційно-технічна система, яка забезпечує створення, редагування й управління розподіленим доступом до документів. Перевага електронного документообігу полягає в тому, що зменшується обсяг паперових документів, а також зникають проблеми, пов’язані з їхнім використанням, такі, як втрати документів, складність внесення змін до них, розподілення доступу.
Щодня до Вінницького апеляційного адміністративного суду надходять десятки, а подекуди й сотні документів: адміністративних справ, листів, заяв, запитів, звернень, клопотань тощо. Їх потрібно оперативно отримати, передати на розгляд керівництву суду, а після оформлення резолюції – на подальше опрацювання відповідальній особі (а часто й кільком відповідальним особам).
Ще до недавнього часу У ВААС цей процес відбувався так: до відділу надання інформаційних послуг та діловодства суду надходив певний документ, який реєстрували та через відповідального працівника відділу передавали для резолюції керівництву суду або безпосередньо судді чи його помічникові. Після підписання резолюції керівництвом необхідно було передати цей же документ виконавцеві чи кільком виконавцям. Залежно від того, скільки разів протягом дня надходили документи, стільки ж разів відповідальний працівник повинен був рознести їх керівництву та виконавцям. При цьому потрібно врахувати той факт, що у разі, якщо виконання документа доручалось кільком особам, то необхідно було зробити стільки копій цього документа, скільки виконавців зазначено у резолюції керівництва суду. Як бачимо, цей процес займав багато часу і зовсім не сприяв економії ресурсів.
Вінницький апеляційний адміністративний суд не стоїть на місці й впевнено переймає передові інноваційні технології. Саме тому у суді виникла ідея створити проект під назвою «Документальний ліфт», мета якого полягає в тому, щоб передавати документи виконавцям в електронному вигляді через систему спеціальної програми. Цей проект вже успішно протестований та впроваджений у роботу суду.
Принцип роботи «Документального ліфта» такий: до суду надходить документ, у відділі надання інформаційних послуг та діловодства суду його реєструють, потім, після накладення резолюції керівництва, сканують і вже відсканований документ підкріплюють як додаток до зареєстрованого листа у комп’ютерній програмі «Діловодство спеціалізованого суду».
При цьому на комп’ютері кожного працівника встановлено ще одну спеціальну програму, яка дозволяє бачити відскановані додатки. Відповідальним за виконання документа особам надходить повідомлення з цим додатком, яке висвічується у цій програмі. Таким чином, виконавці миттєво повідомляються про те, що їм необхідно опрацювати документ. Тому чекати, доки відповідальний працівник принесе документ виконавцеві, вже не потрібно.
Така система передачі документів має багато переваг, адже процес передачі документів став повністю автоматизованим. Зручнішим та оперативнішим став і процес опрацювання документів, тому що виконавці отримують повідомлення про надходження документа і одразу ж можуть приступити до його опрацювання. Поступово створюватиметься й електронна база документів, яка дозволить швидко знайти необхідний документ у будь-який момент та постійно тримати його під контролем. Окрім того, електронний документообіг заощаджує бюджетні кошти, які витрачаються на придбання паперу, та сприяє оптимізації робочого часу працівників суду.=
За інформацією: прес-служба Вінницького апеляційного адміністративного суду